Сличительная ведомость — документ, который следует заполнять при наличии любых отклонений, обнаруженных в процессе инвентаризации. О том, какие бывают сличительные ведомости и как их оформлять, расскажем в нашей статье.
Какие существуют сличительные ведомости по инвентаризации ф. 0504092, ИНВ-18 или ИНВ-19?
Сличительную ведомость необходимо заполнять, если по окончании процедуры инвентаризации обнаружилось большее или меньшее число инвентаризируемых объектов.
Сличительная ведомость для коммерческих структур бывает 2 видов:
- ведомость результатов инвентаризации основных средств и нематериальных активов (ИНВ-18);
- ведомость результатов инвентаризации товарно-материальных ценностей (ИНВ-19).
ВАЖНО! Компания вправе использовать самостоятельно разработанные бланки сличительных ведомостей с учетом требований оформления первичных документов согласно .
В бюджетных учреждениях используется форма 0504092.
О процедуре проведения инвентаризации читайте в материале .
Какой бланк используется для заполнения сличительной ведомости?
Бланки сличительных ведомостей приведены в постановлении Госкомстата РФ от 18.08.1998 № 88, их можно скачать на нашем сайте:
Бланк сличительной ведомости для бюджетных учреждений по форме 0504092 утвержден приказом Минфина от 30.03.2015 № 52.
Образец сличительной ведомости результатов инвентаризации основных средств и НМА
Ведомость выявленных отклонений по ОС и НМА оформляется в виде 2 одинаковых копий (одна будет находиться у сотрудника бухгалтерии, другая — у материально-ответственного лица). На арендованные объекты составляется отдельный документ.
Образец заполнения сличительной ведомости по форме ИНВ-18 вы можете скачать на нашем сайте:
Форма ведомости состоит из следующих частей:
- «Шапки», в которой указываются:
- общие сведения о компании, проводящей ревизию: наименование, основной тип деятельности и другие данные;
- сведения об инвентаризации — основание для ее проведения, а также даты начала и окончания;
- номер и дата составления ведомости.
- вид операции, который проставляется, если организация использует коды для отражения операций в учете; в противном случае ставится прочерк.
- Табличной части, в которой указываются данные «нестыковок» по количеству.
Заполненная сличительная ведомость визируется сотрудником бухгалтерии и сотрудником, отвечающим за сохранность инвентаризируемого имущества.
ВАЖНО! По имеющимся отклонениям объектов НМА в графах 3, 8, 10 проставляется прочерк.
Об особенностях проведения проверки наличия основных средств читайте в статье .
Образец заполнения ведомости расхождений по результатам инвентаризации ТМЦ
Сличительная ведомость по результатам ревизии ТМЦ (форма ИНВ-19) также заполняется в 2 экземплярах. Его структура и правила заполнения аналогичны рассмотренному выше примеру. После оформления ведомости она визируется теми же лицами, что и предыдущая.
Образец заполненной формы ИНВ-19 вы также можете скачать на нашем сайте:
О том, что отличает процесс проведения инвентаризации ТМЦ, читайте в материале .
Итоги
Инвентаризация — непростая процедура в деятельности любой организации. Важно не только провести ее правильно, но и ответственно подойти к документальному оформлению результатов, в т. ч. сличительных ведомостей, в которых фиксируются выявленные при инвентаризации отклонения в наличии имущества.
Если при проведении проверки были зафиксированы несоответствия между данными, полученными в результате инвентаризации и теми данными, что были предоставлены в качестве учетных, готовят сличительную ведомость, в которой фиксируются результаты инвентаризации по форме ИНВ-18 .
В любой организации регулярно проходит проверка состояния и реального наличия имущества. Инвентаризацию осуществляется комиссия, члены которой утверждаются официальным руководством компании, данные о которой зафиксированы в соответствующем приказе (). Во время проведения проверки состояния имущества предприятия по факту, оформляется инвентаризационная опись ().
При инспектировании нематериальных активов необходимо заполнить .
После внесения всех фактических данных их сверяют с приведенными ранее учетными данными, предоставленными бухгалтерией. Вскрываются имеющиеся излишки и недостача. Вся эта информация должна быть зафиксирована в форме ИНВ-18 (сличительная ведомость). А товарно-материальные ценности – в форме ИНВ-19. Основные средства и нематериальные активы вносятся в общую форму ИНВ-18.
Сличительная ведомость результатов инвентаризации
- Документ включает две страницы.
- На главной странице указываются следующие данные:
– название организации;
– название подразделения (если инвентаризация имела место в каком-то определенном подразделении);
- Инвентаризация проводится на основании подготовленного по форме ИНВ-22 приказа. На главной странице должна иметься информация о дате приказа и его номер. Кроме этого вносится еще и информация о начале и завершении проверки. Ее необходимо выписать из приказа.
- На сличительной ведомости проставляется дата и присвоенный номер.
- Затем прописывается информация о дне, в который сводились итоговые данные по проведенной инвентаризации.
- Фиксируется ФИО того, кто выступает материально-ответственным лицом за подвергшееся проверке имущество.
- В таблицу вносятся данные о позициях, по которым есть несовпадения. Под отдельный тип объекта основных средств или имеющихся нематериальных активов выделяется отдельная строка в таблице (в ней 11 граф). Каждая из граф отводится под конкретную информацию.
– Графа 1 – порядковый номер;
– Графа 2 – название и краткая информация об объекте НМА или ОС;
– Графа 3 – в случае, если имущество, по которому выявлено несоответствие, взято у кого-то в аренду, то в эту графу вносятся данные об арендодателе (наименование и сроки);
– Графы 4,5,6 – номера объекта инвентаризации (паспортный номер, инвентаризационный и заводской);
– Графы 8,9 – графы, предназначенные для фиксации излишков (количество и стоимость);
– Графы 10 и 11 – эти графы для внесения информации о недостаче (наименование, стоимость и количество).
- Ниже в строке «итого» выводятся итоговые данные, общее число выявленных позиций (излишки и недостача), а также общая стоимость.
- Ответственным за заполнение сличительной ведомости назначается работник бухгалтерии. Он вносит данные в этот документ из формы ИНВ-1 (инвентаризационная опись), которая должна быть передана в бухгалтерию членами комиссии после завершения проверки.
- После проверки всех сведений в описи и заполнении сличительной ведомости бухгалтер визирует ведомость своей подписью.
- Кроме бухгалтера на бланке ведомости свою подпись должен оставить и работник, считающийся материально-ответственным лицом, подтверждая свое согласие с показаниями, зафиксированными в форме ИНВ-18. Если таких работников больше одного, то свою подпись в документе должны поставить все.
- Последний документ, в который вносятся данные, это ведомость учета результатов (форма ИНВ-26), в ней фиксируются окончательные показатели.
Данные, полученные в результате проведения проверки товарно-материальных ценностей, указываются в сличительной ведомости (форма ИНВ-19).
Задача инвентаризации ТМЦ сводится к подсчету количества таких объектов как товары, готовая продукция, имеющиеся материалы и других объектов, считающихся ценностями организации. В течение проверки вся информация заносится в форму в опись (форма ИНВ-3).
В эту опись вносится вся информация и учетные данные об объектах, которые относятся к ТМЦ. Если были выявлены несоответствия, то их надо обязательно упомянуть в сличительной ведомости.
При проверке основных средств и нематериальных активов подготавливается другая ведомость ().
Для ТМЦ необходимо оформить ведомость по форме ИНВ-19
Образец заполнения сличительной ведомости по форме ИНВ-19
- На главной странице документа необходимо прописать:
- наименование предприятия;
- наименование подразделения;
- порядковый номер приказа об инвентаризации;
- дату проведения проверки;
- сроки осуществления инвентаризации;
- порядковый номер ведомости;
- дату заполнения ведомости;
- ФИО ответственных лиц и занимаемые ими должности.
- На двух следующих страницах располагается таблица, в которую заносятся данные о ТМЦ, по которым выявлены несоответствия.
- Если есть какие-то ТМЦ, которые предприятие приняло на хранение, то они вносятся в опись (форма ИНВ-5) и на них заполняется еще одна сличительная ведомость.
- В таблице фиксируется информация обо всех товарах, объектах готовой продукции и материалах, и других ТМЦ, в количестве которых не совпали фактические и приведенные ранее учетные показатели.
- В описание каждого объекта ТМЦ входит:
- единица измерения (сюда входит и код по ОКЕИ);
- присвоенный инвентарный номер и номер паспорта (если ТМЦ содержит драгметаллы);
- излишки (графа 8 и графа 9);
- недостача (графа 10 и графа 11).
- Данный документ оформляет сотрудник бухгалтерии, который осуществляет сверку данных в учете. Информация об излишках вносится в графу 12, 13, 14. Уточнение о недостаче в графу 15, 16, 17.
- Показания по излишкам, учтенным как покрытие недостач, указываются в графах 18, 19, 20.
- Показания по недостаче – в графах 21, 22, 23.
- Итоговые показания по количеству излишков и денежной сумме, которые обнаружились согласно результатам проверки, вносятся в графы 24-25.
- Графа 26 предназначена для указания номера счета, на который будут оприходованы излишки.
- Оставшиеся графы заполняются информацией об имеющейся итоговой недостаче.
- После подведения итогов по данным на второй и третьей страниц подводится итог по всей таблице.
- В конце сличительной ведомости подписывается работник бухгалтерии, который ее заполнил и лица, являющиеся материально-ответственными, соглашаясь полученными результатами.
Данная унифицированная форма для сличительной ведомости не является обязательной. Можно подготовить свою собственную форму для внесения подобных данных.
В случае выявления расхождений фактических данных, полученных в процессе инвентаризации, с данными бухгалтерского учета составляются сличительные ведомости типовых форм: «Сличительная ведомость результатов инвентаризации основных средств (форма № ИНВ-18) и «Сличительная ведомость результатов инвентаризации товарно-материальных ценностей» (форма № ИНВ-19У). В конце отчетного года результаты всех проведенных инвентаризаций обобщаются в ведомости учета результатов, выявленных инвентаризацией (форма № ИНВ-26).
До составления сличительных ведомостей и определения результатов инвентаризации бухгалтерия торговой организации должна тщательно проверить правильность всех подсчетов, приведенных в инвентаризационных описях. Затем полученные сведения вносятся в сличительные ведомости, в которых сравниваются фактически! сведения с данными бухгалтерских документов. Обнаруженные расхождения фиксируются в проекте акта инвентаризации, к которому прилагается бухгалтерская справка с указанием возможных направ лений списания выявленных недостач : на хищения, стихийные бедствия, порчу при хранении вследствие халатности виновных лиц.
При составлении сличительных ведомостей необходимо учитывать пересортицу товарно-материальных ценностей (неправильный учет товаров одного сорта в составе другого сорта), суммовые разницы, образовавшиеся в результате пересортицы. Необходимо так произвести списание потерь в пределах норм естественной убыли.
Суммы излишков и недостач товарно-материальных ценностей в сличительных ведомостях указываются в соответствии с их оценкой в бухгалтерском учете.
Для оформления результатов инвентаризации могут применяться единые регистры, в которых объединены показатели инвентаризационных описей и сличительных ведомостей. На ценности, не принадлежащие организации, но числящиеся в бухгалтерском учете (находящиеся на ответственном хранении, арендованные, полученные для переработки), составляются отдельные сличительные ведомости. Владельцам ценностей предоставляется справка о результатах инвентаризации с приложением копии инвентаризационной описи.
Сличительные ведомости могут быть составлены как с использованием компьютера и другой оргтехники, так и вручную.
Отражение результатов инвентаризации в учете
Результаты инвентаризации рассматриваются на заседании инвентаризационной комиссии. Инвентаризационная комиссия должна выявить причины, которыми обусловлена необходимость внесения уточняющих записей в регистры бухгалтерского учета, и предложить способы отражения в учете результатов инвентаризации.
Инвентаризационная комиссия:
- устанавливает, имеются ли в организации лица, несущие материальную ответственность за сохранность ценностей,
- определяет размер этой ответственности,
- анализирует возможные способы истребования сомнительной дебиторской задолженности (путем перевода долга, бартерных операций и т.п.).
- составляется специальная опись для объектов, не пригодных к дальнейшей эксплуатации и не подлежащих восстановлению, с указанием времени ввода в эксплуатацию и причин непригодности (порча, полный износ), а также предложений источников списания этих объектов.
- выявляет причины недостач и излишков. По фактам образования излишков или недостач необходимо получить подробные объяснения от материально ответствен ных лиц.
Заседание инвентаризационной комиссии оформляется прото колом , в котором:
- фиксируются выводы, решения и предложения по результатам проведенной инвентаризации, проверки состояния складского хозяйства и обеспечения сохранности товарно-материальных ценностей.
- в протоколе приводятся сведения о товарных запасах, пришедших в негодность, с указанием причин порчи и виновных в этом лиц.
- утверждается заключительный акт инвентаризации.
Выявленные при инвентаризации расхождения между фактическим наличием имущества и данными бухгалтерского учета отражаются в порядке, предусмотренном действующими нормативными документами.
Результаты инвентаризации должны быть отражены в учете и отчетности того месяца, в котором инвентаризация была закончена, а результаты годовой инвентаризации - в годовом бухгалтерском отчете организации.
В бухгалтерском учете результаты инвентаризации отражаются в соответствии с требованиями п. 28 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации:
***************************************************************************************************
28. Выявленные при инвентаризации расхождения между фактическим наличием имущества и данными бухгалтерского учета отражаются на счетах бухгалтерского учета в следующем порядке:
а) излишек имущества приходуется по рыночной стоимости на дату проведения инвентаризации, и соответствующая сумма зачисляется на финансовые результаты у коммерческой организации или увеличение доходов у некоммерческой организации либо увеличение финансирования (фондов) у бюджетной организации;
б) недостача имущества и его порча в пределах норм естественной убыли относятся на издержки производства или обращения (расходы), сверх норм — за счет виновных лиц. Если виновные лица не установлены или суд отказал во взыскании убытков с них, то убытки от недостачи имущества и его порчи списываются на финансовые результаты у коммерческой организации или увеличение расходов у некоммерческой организации либо уменьшения финансирования (фондов) у бюджетной организации.
*************************************************************************************************
«Выявленные при инвентаризации расхождения между фактическим наличием имущества и данными бухгалтерского учета отражаются на счетах бухгалтерского учета в следующем порядке:
а) излишек имущества приходуется по рыночной стоимости на
дату проведения инвентаризации, и соответствующая сумма зачисляется на финансовые результаты у коммерческой организации или увеличение доходов у некоммерческой организации;
б) недостача имущества и его порча в пределах норм естест венной убыли относятся на издержки производства или обращения (расходы), сверх норм - за счет виновных лиц.
Если виновные лица не установлены или суд отказал во взыскании убытков с них, то
убытки от недостачи имущества и его порчи списываются на финансовые результаты у коммерческой организации или увеличение
расходов у некоммерческой организации»:
Обратите внимание! Для целей налогообложения прибыли стоимость излишков товаров, выявленных при инвентаризации, включается в состав внереализационных доходов (п. 20 ст. 250 НК РФ). Причем в главе 25 НК РФ отсутствует порядок определения такого внереализационного дохода. По нашему мнению, при его оценке в целях налогового учета, так же как и в бухгалтерском учете, налогоплательщик должен использовать рыночную стоимость товаров .
Кроме того, глава 25 НК РФ не содержит оценки излишков товаров, выявленных в результате инвентаризации. Данное обстоятельство значительно влияет на получение доходов от реализации таких товаров. Ведь фактически у налогоплательщика - торговой организации в данном случае нет оснований для признания рыночной стоимости таких товаров их покупной стоимостью.
Следовательно, реализуя такие товары в дальнейшем, организация в качестве дохода от их реализации получит сумму выручки от их реализации, а в качестве расходов сможет учесть только расходы, связанные непосредственно с реализацией, без учета стоимости реализованных товаров.
Выявленная сумма недостачи в бухгалтерском учете отражается так:
Обратите внимание! Решение о списании недостач принимает руководитель торговой организации.
Следует отметить, что недостачи классифицируются как недостачи, возникшие по вине конкретного работника, и недостачи при отсутствии виновного лица.
При этом удержания из заработной платы виновного работника отражаются в учете в обычном порядке - по дебету счета 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» в корреспонденции со счетом 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям», субсчет 2 «Расчеты по возмещению материального ущерба».
Производя удержания, следует иметь в виду, что ст. 138 Трудового кодекса Российской Федерации (далее - ТК РФ) установлен предельный размер удержаний из заработной платы работника:
«Общий размер всех удержаний при каждой выплате заработной платы не может превышать 20 процентов, а в случаях, предусмотренных федеральными законами, - 50 процентов заработной платы, причитающейся работнику.
При удержании из заработной платы по нескольким исполнительным документам за работником, во всяком случае, должно быть сохранено 50 процентов заработной платы.
Ограничения, установленные настоящей статьей, не распространяются на удержания из заработной платы при отбывании исправительных работ, взыскании алиментов на несовершеннолетних детей, возмещении вреда, причиненного работодателем здоровью работника, возмещении вреда лицам, понесшим ущерб связи со смертью кормильца, и возмещении ущерба, причиненного преступлением. Размер удержаний из заработной платы в этих случаях не может превышать 70 процентов.
Не допускаются удержания из выплат, на которые в соответствии с федеральным законом не обращается взыскание».
Погашение работником задолженности отражается в бухгалтерском учете по кредиту счета 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям», субсчет 2 «Расчеты по возмещению материального ущерба» в корреспонденции со счетами учета денежных средств.
В том случае, если недостача превысила нормы естественной; убыли, а удержание с работника производится по рыночной цене; недостающего имущества, то в учете делается проводка: Дебет 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям», субсчет 2 «Расчеты по возмещению материального ущерба» - Кредит 98 «Доходы будущих периодов», субсчет 4 «Разница между суммой, подлежащей взысканию с виновных лиц, и балансовой стоимостью по недостачам ценностей».
Если виновный не установлен, то недостача списывается на убытки организации, но такой вариант маловероятен при соблюдении стандартов по материальной ответственности,
Цель инвентаризации – проверить фактическое наличие товарно-материальных ценностей, их состояние и соответствие данным, которые отражены в документах. В присутствии ответственных лиц (например, завскладом) и материально ответственных лиц ценности пересчитываются, перевешиваются или измеряются заново. Сведения о фактическом наличии имущества и реальности учтенных обязательств по результатам проведения инвентаризации записываются в инвентаризационные описи или акты инвентаризации. Часто случается так, что в ходе инвентаризации выявляются расхождения между данными (выявлен лишний товар или наоборот недостача), занесенными в описи, и показателями на счетах бухучета. Информацию о расхождениях должна содержать сличительная ведомость результатов инвентаризации.
Ведомости являются первичными учетными документами, а значит, компания вправе решить, по какой форме их составлять – разработать собственную или использовать унифицированные формы. Таким образом, компания вправе выбрать:
- продолжить использовать в работе установленные формы унифицированных первичных документов (при условии, что они содержат все необходимые реквизиты). Например, формы, утвержденные Постановлением Госкомстата России № 88 от 18 августа 1998 г.;
- разработать самостоятельно собственную форму, в том числе взять за основу для разработки своего документа утверждённые унифицированные формы, удалив лишние реквизиты или добавив необходимые.
Независимо от того, какую форму вы решите использовать в работе, необходимо помнить, что она должна содержать все необходимые реквизиты.
Сличительная ведомость результатов инвентаризации ТМЦ: как заполнять
Ведомость можно заполнять старым проверенным способом на бумажном носителе, а также документом в электронном виде, подписанным электронной подписью. Сличительная ведомость результатов инвентаризации ТМЦ имеет унифицированную форму ИНВ-19, которая утверждена Постановлением Госкомстата России № 88 от 18 августа 1998 г. Сличительная ведомость составляется в двух экземплярах бухгалтером, один из которых хранится непосредственно в бухгалтерии, а второй передается материально ответственному работнику или работникам, если их несколько.
В шапке ИНВ-19 необходимо заполнить название компании, код по ОКПО, структурное подразделение, вид деятельности. Далее необходимо заполнить основание, согласно которому была проведена инвентаризация – таким основанием может являться, например, приказ или распоряжение руководителя. Далее указать его номер, дату, даты, когда была начата и закончена инвентаризация, вид операции.
Рядом с заголовком ИНВ-19 необходимо указать номер документа и дату его составления. Далее в основной части ведомости указывается, что была проведена инвентаризация ТМЦ, которые находились на хранении у определенных лиц (указываются должности и подписи лиц). Далее указывается дата инвентаризации.
Далее сличительная ведомость результатов инвентаризации содержит объемную таблицу со сведениями, которые были установлены в ходе проведения инвентаризации. В частности, таблица содержит следующую информацию:
- Порядковый номер ТМЦ;
- Название ценности;
- Код или номенклатурный номер ТМЦ;
- Далее ИНВ-19 бланк содержит информацию о единицах измерения ТМЦ: код по классификатору и название;
- Инвентарный номер;
- Номер паспорта;
- Затем указываются результаты проведенной инвентаризации: количество излишек и сумма излишек;
- Количество и сумма отсутствующих товаров (недостачи);
- Отрегулировано путем уточнения записей в учете: количество, сумма излишка, номер счета;
- Отрегулировано путем уточнения записей в учете: количество, сумма недостачи, номер счета;
- Пересортица: количество, сумма, номер "лишнего товара", зачтенных в покрытие недостач;
- Далее сличительная ведомость ИНВ-19 (скачать бланк можно ) содержит сведения о пересортице: количество, сумма, порядковый номер недостач, покрытых излишками;
- Далее приходуются окончательные излишки: количество, сумма, номер счета;
- Информация об окончательных недостачах (количество, сумма) занимает последние шесть колонок.
Иногда относительно последних колонок ведомости возникают вопросы: действительно, сличительная ведомость результатов инвентаризации ТМЦ (образец заполнения вы найдете далее) содержит колонки, которые дублируют друг друга. Повторяют друг друга три раза последние две колонки: количество и сумма окончательной недостачи. Это сделано для того, чтобы можно было распределить недостачу, которая была выявлена, по сотрудникам, у которых она возникла. Таким образом, сличительная ведомость товарно-материальных ценностей (бланк) содержит информацию по недостаче по трем материально ответственным сотрудникам. Если компания решила утвердить для этих целей собственную форму ведомости, то по необходимости можно увеличить количество указанных столбцов.
Не забывайте, в случае, если вы решите разработать свою форму ведомости, она, как и любой первичный документ, должна содержать обязательные реквизиты, перечисленные в ч. 2 ст. 9 Федерального закона № 402-ФЗ от 6 декабря 2011 г.
